Das Gefahrstoffmanagement ist entscheidend beim Aufbau von Arbeitsschutzmaßnahmen. Um rechtskonformes Handeln zu gewährleisten, erfordert die Thematik eine durchgängige Prozessintegration und eine geeignete Dokumentationsgrundlage, wie sie tec4U-Solutions mit der Gefahrstoffsoftware GeMaSy bietet.

Grundlage des betrieblichen Gefahrstoffmanagements ist die GefStoffV. § 6 der Verordnung sieht vor, die eingesetzten Gefahrstoffe im Betrieb in einem Gefahrstoffverzeichnis zu erfassen. Die Mindestangaben sind hierbei:

• Bezeichnung des Gefahrstoffes;
• Einstufung des Gefahrstoffes oder Angaben zu den gefährlichen Eigenschaften;
• Mengenbereiche des Gefahrstoffes im Betrieb;
• Arbeitsbereiche, in denen mit dem Gefahrstoff umgegangen wird.

In der Praxis wird dies oftmals mittels einer (verknüpften) Excel-Tabelle realisiert. Gesetzlich relevante Themen wie Zuordnungen zu Arbeitsplätzen und Mitarbeitern oder auch Verbräuche und die Änderungshistorie sind darin allerdings oft nicht ausreichend integriert. Spätestens wenn aus Gründen der Effektivität und Prozesssicherheit Informationen mit dem betrieblichen ERP-System zum Beispiel für den Einkaufsprozess Bestellfreigaben oder Lieferantenstammdaten und Produktlisten ausgetauscht werden müssen, ist Excel nicht ausreichend. Allein aus datenschutzrechtlichen Gründen kann eine Excel-Datei, die von mehreren Personen genutzt wird, in diesem Zusammenhang bedenklich sein. Darüber hinaus können sich bei Nutzung standortübergreifender Softwarelösungen wesentliche Synergieeffekte durch die gemeinsame Nutzung von Sicherheitsdatenblättern und Gefährdungsbeurteilungen ergeben.

tec4u-Solutions bietet neben Fachberatung zur Prozessintegration und operativer Unterstützung (beispielsweise zur Besorgung von Sicherheitsdatenblättern) eigens entwickelte Softwarelösungen für das Gefahrstoffmanagement an. Mit der Gefahrstoffsoftware GeMaSy können Sicherheitsdatenblätter erfasst und der Gefahrstoffeinsatz rechtssicher in einem Gefahrstoffverzeichnis dokumentiert werden. Die softwaregestützte Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen und Betriebsanweisungen sind ebenso Bestandteil der Softwarefunktionalitäten wie die Abbildung komplexer Organisations- und Unternehmensstrukturen und somit die Steuerung von Freigabeprozessen zum Beispiel für Gefahrstoffe und Sicherheitsdatenblätter. An der Entwicklung der Software waren verschiedene Sachverständigenorganisationen, mittelständische Unternehmen aus dem Montagebereich und Unternehmen mit Konzernstrukturen beteiligt. Das Lizenzmodell bietet eine modulare Lösung sowohl für kleine Unternehmen mit flachen Strukturen als auch für Konzerne. Besonders die Möglichkeiten der Anbindung an ERP-Systeme (zum Beispiel SAP) und die standortübergreifende Nutzung von Sicherheitsdatenblättern und Gefährdungsbeurteilungen bringen in der betrieblichen Praxis erhebliche Einsparungen. Die Software unterstützt alle notwendigen Workflows des Gefahrstoffmanagements und steigert damit die Prozesssicherheit.

Die Durchführung und Erstellung der Gefährdungsbeurteilung erfolgt stoff- beziehungsweise produktbezogen in sieben Schritten:

• Informationsermittlung;
• Ersatzstoffprüfung;
• Grundpflichten für den Umgang;
• Störungs-/Gefahrfall;
• Beurteilung HSE (Health, Safety & Environment);
• Beurteilung MED;
• Umweltschutz.

Erst nachdem alle Schritte von den zuständigen Abteilungen oder Personen freigegeben wurden, wird die Betriebsanweisung generiert und im PDF-Format revisionssicher abgelegt. Eine nachträgliche Bearbeitung ist nur möglich, indem die Gefährdungsbeurteilung geändert und eine neue Betriebsanweisung erzeugt wird. Sehr große Unternehmen wie auch Firmen, in denen die Inhalte eines Gefahrstoffkatasters bereits Rückschlüsse auf Rezepturgeheimnisse ermöglichen, können die individuellen Rechte detailliert regeln und mehrere Standorte zentral verwalten.