Der Erfahrungsbericht eines Primion-Mitarbeiters eröffnet einen neuen Blickwinkel auf reelle Anforderungen: Angefragt werden eine elektronische Zutrittskontrolle für etwa 250 Personen und einige Türen sowie ein System für die Zeiterfassung. Ein unverbindlicher Beratungstermin wird vereinbart, Unterlagen zusammengestellt und ab geht’s.

Mehrere Zutrittspunkte

In der Hofzufahrt fällt zunächst das Schiebetor für die LKWs auf, dann eine Schranke für den Parkplatz, ein Drehkreuz für Fußgänger, eine Tiefgaragenzufahrt, der Haupteingang mit Automatiktüren, eine kleine Kantine und schwere Brandschutztüren zu den einzelnen Gebäudeflügeln. Im Innenhof gibt es ein kleines Gebäude ohne Fenster – das Rechenzentrum.

Mit dem Fahrstuhl geht es in die 6. Etage zum Besprechungsraum, gleich neben den Großraumbüros mit flexibler Raumgestaltung. Das Unternehmen wird vorgestellt. Der Betrieb läuft an nahezu 365 Tagen im Jahr, man arbeitet für die Automobilindustrie, Zulieferer liefern auch am Wochenende, so wie man selbst auch just-in-time ans Band liefert – modernste Logistik eben. Es gibt einen kaufmännischen Bereich, den Vertrieb, die Buchhaltung, die mechanische Fertigung, den Spritzguss, die Elektronik in Reinraumqualität, die Montage der Elektro- und Kunststoffkomponenten, das Lager, den Versand und die Entwicklung.

Alles ganz normal

„Eben alles ganz normal“, meint der Einkaufsleiter. Mit am Tisch sitzen der Bereichsleiter Technik, der kaufmännische Leiter und der Facility Manager. Und sie alle stellen unterschiedliche Anforderungen an das neue System:

• Mehr Sicherheit und die Möglichkeit zur feinen Granulierung der Zutrittsrechte
• Bedienerfreundliche Zeiterfassung mit Workflow-Szenarien
• Kontrolle und Dokumentation im Bedarfsfall und bei einem konkreten Verdacht
• Kostensicherheit auch bei Verlust eines generalberechtigten Mediums
• Eine betriebssichere und investitionssichere Lösung für die nächsten Jahre
• Möglichkeit zur Lenkung der Personenströme
• Anforderungen der Feuerwehr an die Evakuierung erfüllen
• Systeme ohne Programmierer kurzfristig an neue Bedürfnisse anpassen
• Preislich im Rahmen, keine extremen Investitionen für Erweiterungen
• Service und Support 24/7
• Eine Standardlösung, keine Sonderprogrammierung
• Integrierbar in die vorhandene IT-Struktur

Ein Standortplan wird entfaltet, der das Firmengelände inklusive der bereits markierten Türen und Räume transparent darstellt und die gewünschten Funktionen den einzelnen Zutrittspunkten zuordnet.

Hofeinfahrt und Schranken

Die Hofeinfahrt hat bereits eine Säule mit zwei Sprechstellen in verschiedenen Höhen, damit der LKW-Fahrer nicht aussteigen muss. Platz für ein bis zwei Lese-Module im vorhandenen Sprechanlagendesign ist vorhanden. Das Tor soll montags bis freitags zwischen 6 und 20 Uhr offen bleiben, am Wochenende und an Feiertagen aber nur bei Bedarf geöffnet werden.

Das Drehkreuz für die Fußgänger bekommt eine Fahrradschleuse, diese soll mit einem Sondercode geöffnet werden. Wer künftig mit dem Fahrrad durchs große Tor will, benötigt eine spezielle Berechtigung für die Buchung am dortigen Zutrittskontrollleser. Das Tor geht dann nur rund einen Meter weit auf.

Die Schranke zum PKW-Parkplatz soll über zwei Säulen für die Ein- und Ausfahrt bedient werden und sobald der Parkplatz voll belegt ist, sowohl die Zufahrt als auch das „Rundendrehen“ ausschließen. Also muss der Zutrittsleser den Auslastungsgrad und die freien Plätze an das firmeneigene Intranet übertragen, wo die Rezeption dies schnell abrufen kann.

Die Vorstandsmitglieder wollen das Gebäude bequem aus der Tiefgarage betreten. Diese erhält einen Weitbereichsleser und die berechtigten Fahrzeuge je einen Aktivtransponder, der das Signal zum Öffnen des Rolltors automatisch überträgt, ohne dass weitere Buchungen notwendig sind. Durch ID-Träger-Booster wird die Reichweite der Transponder stark erhöht. Die Technologie muss natürlich sicher sein, jedoch auch offen für verschiedene Applikationen und Anwendungen, ohne Folgekosten und wartungsfrei an den Zutrittslesern.

In der Kantine mit Chip bezahlen

Für die Kantine mit verschiedenen Selbstbedienungsautomaten ist die Transponder-Technologie und Datenanbindung des Zutrittskontrollsystems an die Abrechnung ein klarer Vorteil. Bezahlt wird künftig mit dem Chip für die Zutrittskontrolle und Zeiterfassung; Geldtransporte und Kassenleerungen entfallen. Das bedeutet Risikominimierung und weniger Aufwand.

Der Weg zum Besprechungsraum führt durch den Haupt- oder Personaleingang und das Treppenhaus oder einen der Aufzüge. Auch hier kann die Zutrittskontrolle die Personenströme über die fein abgestimmten Rechte lenken und im Bedarfsfall auch ausgrenzen. Schließlich soll nicht jeder direkt im Vorstandszimmer stehen. Besucher, externe Dienstleister, Handwerker, Wartungspersonal und alle, die eine Besucherkarte erhalten, müssen sich wiederum frei und ohne Begleitung bis zur Kantine und dem Parkplatz bewegen dürfen. Dies entlastet die Sicherheitskräfte und die Rezeption.

Ins Rechenzentrum darf niemand alleine, sondern ausschließlich Berechtigte mit Doppelzutrittsprüfung. Sobald nur noch eine Person im Rechenzentrum ist, sollen nach spätestens einer Minute ein Voralarm vor Ort sowie ein Fernalarm beim Sicherheitschef ausgelöst werden. In diesem Falle ist ein Notzutrittsverfahren zu aktivieren, das gestattet, auch alleine Zutritt zu erhalten. Für diverse Gefahren-szenarien muss die Zutrittsregelung ganz oder teilweise außer Kraft gesetzt werden können und die Personenstromlenkung greifen, um eine Evakuierung umgehend zu ermöglichen.

Besucherrechte verwalten

Werden neue Mitarbeiter eingestellt, oder verlässt jemand das Unternehmen, sollen diese Personen umgehend über das vorhandene ERP-System automatisch die zuvor definierten „Besucherrechte“ erhalten. Zutrittsrechte, Vertretungsregelungen, Zeitzonen und Sonderschaltfunktionen werden vom hauseigenen Facility-Manager im System hinterlegt oder können z B. vom Teamleiter via Workflow beantragt werden.

Wenn Großraumbüros zu Einzelbüros werden, kommen digitale Schließzylinder oder mechatronische Beschläge ins Spiel, die auch nachträglich einfach zu installieren und extrem wartungsarm sind. Die Zutrittsrechte holen sich die Mitarbeiter täglich beim Betreten des Geländes an speziell gekennzeichneten Masterlesern ab, mit denen sie auch ihre Arbeitszeit erfassen. Abholen heißt: die Rechte werden durch die Buchung einfach auf den Chip übertragen.

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Die Zeiterfassung läuft bisher noch umständlich und teils manuell. Hier ist der Wunsch, dies effektiver, übersichtlicher und mit Schnittstellen an die Lohnabrechnung zu gestalten, um die Lohnbuchhaltung zu entlasten. Auch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung spielt eine Rolle. Die Integration von Hard- und Software für die Zeiterfassung ins Gesamtsystem bei gleichzeitiger Möglichkeit für die Beschäftigten, ihre Abwesenheiten einfach und nachvollziehbar zu beantragen, erfüllt auch diese Anforderungen.

Nicht alles in diesem Projekt ist Standard. Aber alles ist umsetzbar und erfüllt die Erwartungen. Und letztlich gilt: Ob Standard oder Sonderlösung, ob On-Premises oder Cloud – der Kunde entscheidet. Ihm ist nur eines wichtig: dass alles funktioniert, effektiv ist und sich die Investition bezahlt macht. Dann sind alle zufrieden.