Es ist drei Jahre her, dass der Abstand zwischen Anspruch und Wirklichkeit einfach zu groß geworden war. Einerseits trat man als Anbieter hochwertiger Produkte auf, die jedem Gebäude zu optischer Exklusi­vität verhelfen; andererseits arbeitete man intern mit einem Zeit- und Zutrittssystem, an dem der Zahn der Zeit deutliche Spuren hinterlassen hatte. „Als dann auch noch der alte Laminatdrucker, mit dem wir die Karten selbst produzierten, seinen Dienst quittierte", erinnert sich Dirk Lehmann, „gab es keine Diskussion mehr. Wir mussten uns nach einer neuen Lösung umschauen." Und die heißt: Zeus HR.

Letztlich waren es natürlich nicht in erster Linie optische, sondern organisatorische Gründe, warum Lehmann und sein Team damals die elektronische Zeiterfassung für die Erco GmbH völlig neu aufsetzten. Das Unternehmen war ebenso gewachsen wie die Zahl der Mitarbeiter und Zeitmodelle. „Da muss auch die Technik für die Personalverwaltung mitziehen", sagt der SAP-Systembetreuer, zumal die Arbeitszeiten hier äußerst flexibel sind.

Licht statt Leuchten

Erco ist Spezialist für lichttechnische Soft- und Hardware in der Architekturbeleuchtung. „Wir verkaufen in erster Linie Licht und nicht Leuchten", so Pressesprecher Martin Krautter. Dieser Ansatz, der die immaterielle „Software" Licht über die Leuchten-Hardware stellt, prägt das 1934 gegründete Unternehmen in Lüdenscheid, dessen Mitarbeiter selbst von der „Lichtfabrik" reden. Die Lichtsteuersysteme, Innen- und Außenraumleuchten bilden ein umfassendes Programm von Lichtwerkzeugen für durchgängige, ganzheitliche Lichtlösungen in der Architektur. Erco beschäftigt knapp 1.100 Mitarbeiter, davon fast 800 in Deutschland. Sozusagen in ihrem Lichte erstrahlen bspw. der Louvre in Paris, Hotel Adlon und Reichstag in Berlin sowie die Flughäfen in Dubai, London-Stansted und Buenos Aires.

Auch in Sachen Zeiterfassung war das Unternehmen stets sehr fortschrittlich. Bereits 1987 hatte man ein elektronisches System eingeführt, zehn Jahre später wechselte man zum ERP-Standardprogramm SAP R/3. In dieser Verfahrenslandschaft laufen alle auch personalwirtschaftlich relevanten Prozesse ab, darunter Lohn- und Gehaltsabrechnung, Berichtswesen, Personalmanagement und Zeiterfassung. Eine knappe Dekade später, entstand der Wunsch nach einem neuen und moderneren Komplettsystem.

„Nach intensivem Auswahlprozess fiel die Entscheidung schließlich für Zeus HR von Isgus", erläutert Thomas Fischer, der als Key Account-Manager der Siegener Leonhardt Zeit- und Datenerfassungssysteme GmbH (Isgus-Vertriebszentrum Mitte) das Projekt von Anbeginn betreut. Das System übergibt Daten an die HR-PDC-Schnittstelle von SAP R/3. Als Bindeglied zur Zeitwirtschaft bietet Isgus damit eine Erfassungsebene, die alle zeitrelevanten Daten ins Human-Resources-Umfeld liefert und im Gegenzug aus dem SAP-HR-Umfeld alle Informationen übernimmt. Diese können die Mitarbeiter über Terminals abrufen. Sie erhalten eine tagesaktuelle Auskunft über ihre Zeitkonten, Buchungen, Salden und Resturlaub. Ebenso übernimmt das System die Aufgabe, Buchungen den Kostenstellen, Projekten und Aufträgen zuzuordnen und Zeitereignisarten, etwa Zwischenbuchungen bei der Zutrittskontrolle, weiterzuleiten. Letzteres nutzt auch Erco.

Buchungsspeicher mit hoher Kapazität

24 Terminals vom Isgus-Typ IT 800 sind in Lüdenscheid im Einsatz. Was für Thomas Fischer dabei keine alltägliche Anforderung war: „Erco bestand darauf, dass die Terminalfarbe dem ­Corporate-Design-Grau, nämlich RAL 7012, entsprach." Die Mitarbeiter buchen per berührungslos funktionierenden RFID-Ausweisen jeweils zu Arbeitsbeginn und -ende sowie die Pausen. „Wir sind mit dieser Lösung äußerst zufrieden", urteilt Personalsachbearbeiter Mike Berger. „Die Datenübergabe läuft völlig reibungslos ab." Außerdem schätzt er die örtliche Nähe zur Firma Leonhardt, die einen schnellen Service ermögliche. Sein Kollege Lehmann hebt die leichte Bedienbarkeit hervor, denn von SAP ist er mitunter anderes gewohnt. Doch die Client-Server-Architektur und die benutzerfreundliche grafische Oberfläche von Zeus HR machen Konfiguration, Überwachung und Steuerung der Systemdienste und Terminals sehr einfach.

Auch für die Terminals hat er nur lobende Worte: „Es ist sehr wichtig, auf qualitativ hoch­wertige, SAP-kompatible Zeiterfassungsgeräte zurückgreifen zu können. Mich überzeugt etwa die hohe Kapazität des Buchungsspeichers. Ist bei einem Stromausfall die Verbindung zum
SAP-Rechner unterbrochen, können wir trotzdem weiterbuchen, ohne dass die Daten verloren gehen." So ist es auch bei der Offline-Erfassung, die mindestens einmal jährlich nötig wird - nämlich wenn die Betriebsversammlung im örtlichen Kulturhaus stattfindet. Dann klemmt sich Mike Berger sozusagen zwei Stand-by-Terminals unter die Arme und stellt sie dort auf. Die Mitarbeiter buchen ein und aus - und die Daten werden später im Unternehmen wieder ausgelesen und über Zeus HR ans SAP-System weitergeleitet.

Ausweiserstellung und Zutrittskontrolle

Zwei weitere Bausteine der Isgus-Software nutzt Erco. Der eine ist die Ausweiserstellung und Personalisierung der Ausweiskarten. Hierbei kann der Anwender unterschiedliche Layouts selbst entwerfen und die Plastikkarten mit einem Kartendrucker im Thermotransfer-Verfahren bedrucken. Der andere Baustein ist die elektronische Zutrittskontrolle, deren technische Möglichkeiten allerdings nicht voll ausgereizt werden. „Unsere Unternehmenskultur ist von Offenheit geprägt. Deshalb setzen wir innerhalb des Betriebs ganz bewusst möglichst wenig Zutrittsgrenzen", begründet das Martin Krautter.
Mit zwei Ausnahmen: Zum einen ist das der Serverraum, der heute praktisch bei jedem Unternehmen das Herzstück bildet und deshalb besonders geschützt wird. Bei Erco ist zudem der Messe- und Studiobau per Zutrittskontrolle gesichert. „Das hat ganz praktische Gründe", erläutert Berger. „Hier ist die Werkstatt unserer Messebauer mit hochwertigem Gerät untergebracht. Da sie naturgemäß oft unterwegs sind und damit der Raum unbesetzt ist, bleibt die Tür für Unbefugte zu."

Wenn Lehmann und Berger einen Blick in die Zukunft werfen, dann können sie sich vorstellen, in den Fertigungsbereichen eine Zeus-unterstützte BDE-Erfassung realisieren zu können. „Denn auch für ein eigenständiges Projekt, haben wir alle Trümpfe in der Hand."