Datafox: Datenerfassungsgerät Timeboy III für die Stadtwerke Coburg. Wenn Elektromonteur Christopher Gemeinhardt früher auf Montage ging, hatte er neben Werkzeugkiste, Kabeln und Sicherungen auch immer Auftragsbuch, Materialscheine und Fahrtenbuch dabei. Heute kann sich der junge Elektriker, der für das Coburger Energieversorgungsunternehmen SÜC arbeitet, den Papierkrieg sparen. Seit wenigen Monaten steckt Christopher Gemeinhardt den „Timeboy“ von Datafox in die Hosentasche, sobald er mit der Arbeit beginnt.

Der Datafox Timeboy III, ein etwa handflächengroßes Datenerfassungsgerät, hilft dem Elektromonteur bei der Abwicklung des notwendigen „Verwaltungskrams“, der zu jedem Auftrag gehört. Alle relevanten Daten, wie etwa die Dauer der Montage, Art und Umfang der Geräte- und Fahrzeugnutzung lassen sich heute quasi im Vorübergehen durch den Timeboy erfassen. Noch vor knapp einem halben Jahr hatten die Monteure der SÜC alles fein säuberlich in Erfassungsbögen einzutragen.

Christel Jacob, die in der Abteilung Personalmanagement auch für die Zeiterfassung zuständig ist, kann sich noch gut an die alte Arbeitsweise erinnern. „Einmal monatlich erhielten wir die Beschäftigungsnachweise der Monteure. Dann mussten alle Daten von Hand in die EDV eingegeben werden.“ Diese Arbeit übernehmen jetzt die handlichen Datenerfassungsgeräte im Zusammenspiel mit einer mitgelieferten Übertragungssoftware.

Kernstück Barecodescanner

Datafox-Geschäftsführer Matthias Hartung, der das Projekt „Timeboy“ bei dem Coburger Energieversorgungsunternehmen innerhalb weniger Monate vom ersten Konzept bis zur Nutzungsreife geführt hat, erläutert die technischen Grundlagen, auf denen Software und Datenerfassungsgeräte arbeiten: „Kernstück eines Timeboys, den mittlerweile jeder Monteur der SÜC bei sich führt, ist ein leistungsfähiger Barcodescanner. Mit Hilfe dieses Scanners ‚erkennt’ der Timeboy alle wichtigen Daten, die erforderlich sind, um einen Auftrag korrekt abzurechnen.“

In der Praxis funktioniert das ungefähr so: Erhält ein Monteur der SÜC den Auftrag, Reparaturen oder Wartungen durchzuführen, fährt er mit seinem Timboy über einen Strichcode, der bei Auftragserteilung generiert wird. Im Verwaltungssystem sind dem Strichcode entsprechend die Auftragsdaten wie Auftragsnummer, Auftragsdatum, Kundenname und Umfang des Auftrags hinterlegt. Dadurch, dass ein bestimmter Monteur diese Daten in sein persönliches Erfassungsgerät übernimmt, werden bereits weitere Informationen – etwa der Name des Monteurs oder der Beginn der Arbeiten – dem ursprünglichen Datensatz hinzugefügt. Durch einfaches Einscannen kommen im Laufe des Arbeitstages immer mehr Informationen zusammen.

Benutzt der Monteur ein Fahrzeug, um zur Baustelle zu kommen oder werden Spezialmaschinen eingesetzt, reicht es, mit dem Timeboy den Barcode des Fahrzeuges oder der Maschine zu scannen und die Daten sind für den Auftrag gespeichert. Diesen Barcode trägt mittlerweile jedes wichtige Arbeitsgerät bei den SÜC.

Sind alle Aufträge ausgeführt, muss der Monteur nur noch das Arbeitsende durch Tastendruck bestätigen, und schon hat er seinen „Papierkrieg“ erledigt. Die Verteilung der Daten an die weiterverarbeitenden Systeme wie Auftragsbearbeitung, Lohnbuchhaltung etc. erledigt die Datafox-Talk-Software automatisch.

Aufladen und Auslesen

Die Docking-Stationen, in denen die Handgeräte nach Feierabend aufgeladen werden, lesen gleichzeitig die Daten aus und geben sie an die Zeiterfassungs-Software von Atoss und an die Buchhaltungs-Software von Navision weiter. „Heute sind wir in der Lage, 24 Stunden nach Auftragsende eine Rechnung an unsere Kunden in die Post zu bringen. Früher haben wir in ungünstigen Fällen zwei Monate dazu benötigt“ fasst Dipl.-Ing. Bernhard Kübrich, Abteilungsleiter Bau und Betrieb in der Hauptabteilung Elektrizität, die Vorzüge des Systems zusammen.

Neben dem Vorteil, dass Geschäftsvorfälle heute wesentlich schneller erledigt werden können, haben auch die Monteure die Möglichkeit, sich sofort einen aktuellen Überblick über ihr Arbeitszeitkonto zu verschaffen. Die Timeboy-Geräte erfassen nämlich nicht nur die Maschinen- und Fahrzeugdaten, sondern geben auch die Arbeitszeit der Monteure an die Lohnbuchhaltung weiter. „Jeder unserer Mitarbeiter hat quasi seine eigene Stempeluhr und ist so taggenau über Plus- oder Minusstunden informiert“, erklärt Christel Jacob vom Personalmanagement.

Natürlich hatte es vor Einführung des Geräts Bedenken von Seiten der Mitarbeiter gegeben. Frau Jacob: „In Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat konnten wir die Mitarbeiter jedoch sehr schnell von den Vorteilen der mobilen Datenerfassung überzeugen. Heute wird das Gerät im gesamten Betrieb akzeptiert.“

Bei den SÜC setzt man den Timeboy ausschließlich zur Erfassung von kostenrelevanten Daten ein. Aber allein die Beschleunigung des Cashflow und die Möglichkeit, eine Nachkalkulation unmittelbar nach Abschluss des Auftrags durchzuführen, hat bereits zu einer erheblichen Kostenersparnis geführt. Datafox- Geschäftsführer Matthias Hartung geht davon aus, dass sich die Einführung des Systems bei den SÜC bereits innerhalb von Jahresfrist rentiert. „Die Timboy-Datenerfassungsgeräte sind handlich, robust und leicht zu bedienen“, meint Bernhard Kübrich. „Darauf kommt es im Alltag an.“

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