Wohl und Weh in j. w. d. Sicherheit auf Dienstreisen – wer muss was beachten?

Trotz Digitalisierung und virtueller Meetings: Der internationale Reiseverkehr, privat wie beruflich, nimmt ständig zu. Sobald ein Unternehmen seine Mitarbeiter auf Geschäftsreisen ins Ausland schickt, muss es eventuellen Gesundheits- und Sicherheitsrisiken vorbeugen. Kommt es seinen Verpflichtungen zur Vorsorge nicht nach, so drohen im schlimmsten Fall weitreichende ­Haftungskonsequenzen. Der Bayerische Verband für Sicherheit in der Wirtschaft (BVSW) erklärt, was bei der Planung internationaler Geschäftsreisen zu beachten ist.

Bislang gehen die Planungen zur Sicherheit und die medizinische Vorsorge oftmals noch getrennte Wege. Wie bei allen Sicherheitsthemen ist es jedoch sinnvoll, die Risiken auf einer Dienstreise ganzheitlich zu betrachten. Ein Mitarbeiter, der beispielsweise durch extreme Temperaturen im Zielland mit Kreislaufproblemen zu kämpfen hat, kann die Vorschriften aus dem Sicherheitskonzept eventuell nicht mehr exakt befolgen.

Medizinische Untersuchung bei ­internationalen Geschäftsreisen
„Gesundheitliche Probleme sind in gut 95 Prozent der Fälle die Ursache für Schwierigkeiten auf Dienstreisen,“ Caroline Eder, Geschäftsführerin des BVSW. Grundsätzlich ist es deshalb immer sinnvoll, einen Mitarbeiter vor Antritt seiner internationalen Dienstreise zum Arzt zu schicken. Ist eine Reise in ein Land mit extremen klimatischen Bedingungen vorgesehen, so ist eine Untersuchung nach dem Berufsgenossenschaftlichen Grundsatz 35 gesetzlich vorgeschrieben. Die sogenannte G-35 Beratung, früher als Tropentauglichkeitsuntersuchung bekannt, gilt für Reisen in Länder zwischen 30° nördlicher und 30° südlicher Breite, falls sich der Mitarbeiter kumuliert mehr als drei Monate im Jahr in der betroffenen Region aufhält.

Mit der Durchführung der Beratung, beziehungsweise Untersuchung, sind jedoch noch nicht alle Haftungsrisiken gebannt, denn weder Arzt noch Mitarbeiter sind verpflichtet, das Unternehmen über das Ergebnis der Untersuchung zu informieren. Im Ernstfall ist der Arbeitgeber haftbar, wenn ein Mitarbeiter seine Dienstreise antritt, obwohl der Arzt ihm davon abgeraten hatte.

Deshalb ist es empfehlenswert, einen betriebsinternen G35-Prozess zu implementieren, der regelt, wie mit den Ergebnissen der Untersuchung umzugehen ist. Auf jeden Fall muss hier der Betriebsrat mit eingebunden werden.

Risiken kennen und darüber ­informieren
Die Risiken auf einer Geschäftsreise variieren selbstverständlich in Abhängigkeit vom Zielland. Das Auswärtige Amt veröffentlicht deshalb ständig aktuelle Sicherheitshinweise. Unternehmen, die einen risikoorientierten Reiseprozess etablieren wollen, sollten die Welt anhand dieser Sicherheitshinweise in unterschiedliche Risiko-Zonen unterteilen. Ist ein Einsatz in einer Krisenregion geplant, so besteht für den Arbeitgeber neben der Fürsorgepflicht auch eine Informationspflicht: Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter im Vorfeld über mögliche Gefahren aufklären und während des Auslandsaufenthaltes auf dem Laufenden halten.

Damit die Mitarbeiter nicht auf eigene Recherchen angewiesen sind, sollten immer aktuelle und vollständige Daten über die Sicherheitslage zur Verfügung stehen. Bei großen Organisationen ist für diesen Zweck meist eine Unterweisungsstelle eingerichtet, kleine und mittlere Unternehmen können auf Dienstleister für Travel Risk Management zurückgreifen.

Besondere Sorgfalt ist bei Dienstreisen in hoch gefährdete Regionen geboten. Eine gewissenhafte Planung umfasst auch den sicheren Transport vom Flughafen, eine genaue Überprüfung der Unterkunft sowie einen individuellen „Meet & Greet“-Prozess. In manchen Ländern kann es vorkommen, dass Kriminelle versuchen, Dienstreisende am Flughafen abzufangen, um sie zu entführen und Lösegeld zu erpressen. Für Reisen in nach Mexiko beispielsweise ist es ratsam, vor der Reise unter anderem ein Passwort für den Abholservice zu vereinbaren.

Notfall: Rückholplan erstellen
Unternehmen sind verpflichtet, ihren Mitarbeitern für den Ernstfall Notfall-Rufnummern zur Verfügung zu stellen, die rund um die Uhr erreichbar sein müssen. Im Fall einer plötzlichen Erkrankung oder Veränderungen der Sicherheitslage regelt ein Rückholplan die sichere Rückführung in die Heimat. Arbeitgeber sollten außerdem jederzeit in der Lage sein, ihre Mitarbeiter zu lokalisieren. Für diesen Zweck stehen mittlerweile verschiedene technische Möglichkeiten zur Verfügung. In Abhängigkeit von der Netzabdeckung im Bestimmungsland ist eventuell ein einfaches Handytracking ausreichend, andernfalls ist der Einsatz eines batteriebetriebenen GPS-Senders sinnvoll.

Datensicherheit: Nur die wichtigsten Daten reisen mit
Spionage und gezielter Datendiebstahl sind ein weiteres Risiko für Geschäftsreisende und regelmäßig kommen Laptops und Smartphones abhanden. Deshalb sollte vor Reiseantritt genau überlegt werden, welche Geräte mit ins Gepäck dürfen. Außerdem gilt es zu überprüfen, wie das Bestimmungsland mit verschlüsselten Daten umgeht. Das Auswärtige Amt liefert dazu auf seiner Website Informationen. Anstatt die Unternehmensdaten verschlüsselt auf einem Gerät zu transportieren, sollten sie in einer sicheren Cloud abgespeichert werden.

Manchmal lässt es sich allerdings nicht vermeiden, gewisse Daten mit auf die Reise zu nehmen. Wenn das Bestimmungsland ein Problem mit der Datenverschlüsselung hat, kommen andere Methoden in Frage, um die Daten zu verbergen: Mit Steganografie beispielsweise lassen sich Daten hinter Ton- und Bilddateien tarnen.

Auch die Nutzung öffentlicher WLANs ist mit Risiken behaftet. Deshalb sollten Geschäftsreisende ihre W-Lan Schnittstelle grundsätzlich deaktivieren und einen UMTS-Stick für die Verbindung ins Internet nutzen.

Nächstes BVSW-Seminar
Reisesicherheit: 28.05.2020

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BVSW Bayerischer Verband f.Sicherheit in der Wirtschaft e.V.
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80636 München
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