Frau Müller-Heidmann fällt aus allen Wolken, als ihre Zollfachkraft sie über den Inhalt seiner letzten Fortbildung informiert: Es gibt neue Voraussetzungen für alle importierenden und exportierenden Unternehmen, die weiterhin bevorzugt bei der Zollabfertigung behandelt werden möchten. In der EU nennt sich dieser Status "zugelassener Wirtschaftsbeteiligter" oder auch "AEO" (Authorised Economic Operators).

Bisher hat die bevorzugte Zollabfertigung Frau Müller-Heidmanns Unternehmen viele Unannehmlichkeiten an europäischen Grenzen erspart. Das in Wiesbaden ansässige Unternehmen produziert hochwertige, elektronische Luxusartikel und verkauft seine Produkte in der ganzen Welt. Neben der EU werden die Waren vor allem in die Golfregion, die USA und nach Russland exportiert. Die Rohstoffe zur Herstellung der Elektroartikel kommen meist von außerhalb der EU. Daher ist Frau Müller-Heidmann auf einen reibungslos - und vor allem schnell - ablaufenden Vorgang beim Zoll angewiesen. Denn eine lange Ein-/Ausfuhr-Zeit bedeutet lange gebundenes Kapital und der bürokratische Aufwand ohne den AEO-Status ist um ein vielfaches höher. Zudem werden untereinander handelnde AEOs nochmals bevorzugt, was langfristig zu einem großen Wettbewerbsnachteil für die Unternehmen führt, die kein AEO sind.

Bis Ende 2011 muss jedes Unternehmen, das AEO werden möchte, den Materialfluss vom Wareneingang über die Lagerung bis hin zur Fertigung und zum Versand erfassen können. Allerdings möchte Frau Müller-Heidmann kein neues Personal für diese Aufgabe einstellen, das den Warenfluss im Unternehmen ohnehin nicht nachvollziehbar und hundertprozentig zuverlässig erfassen kann. Ihre Zollkraft wirft ein, dass der Schulungsleiter etwas von Videoüberwachung gesagt habe. An Details kann er sich aber nicht erinnern. Kurz entschlossen greift Frau Müller-Heidmann zum Hörer und ruft bei der Wiesbadener Wach- und Schließgesellschaft an, die ihr schon beim letzten Sicherheitsprojekt wertvolle Dienste geleistet hat. Herr Neuhaus weiß sofort wovon Frau Müller-Heidmann spricht. Er erklärt ihr, dass sie das Problem am besten mit der Installation von Videokameras und einer intelligenten Software lösen kann. So wird sie zudem AEO-S: also AEO mit dem Attribut „Sicherheit", was ihr zusätzliche Vorteile einbringt.

Die Wiesbadener Wach- und Schließgesellschaft wird dabei die Konzeptionierung und Installation der Kameras übernehmen. Mithilfe der intelligenten Videoüberwachungssoftware Intellect Enterprise von AxxonSoft kann der gesamte Warenfluss im Unternehmen ohne großen Personalaufwand überwacht werden. Schon beim Einfahren auf das Unternehmensgelände wird jedes Fahrzeug mittels Kennzeichenerkennung identifiziert und erfasst. Mithilfe des POS-Moduls lassen sich sämtliche Produkte erfassen und innerhalb des Verarbeitungsprozesses verfolgen, bis die fertige Ware wieder das Gelände verlässt. So erfüllt Frau Müller-Heidmanns Unternehmen nicht nur die Kriterien eines AEO-S, sondern hat zusätzlich noch ein Tool zur Feststellung und Nachverfolgung von Inventurdifferenzen. Extern und intern kann so sauber geklärt werden, wann und wo welcher Warenbestand vorlag und ob eine Änderung stattgefunden hat. Da das System Vorfälle automatisch meldet, braucht Frau Müller-Heidmann nicht zusätzliches Personal einstellen. Die Aufgabe kann tagsüber von der eigenen Logistikabteilung übernommen werden. Nachts kann sie diese Tätigkeit auf die Wiesbadener Wach- und Schließgesellschaft auslagern, die mit ihren geschulten Zentralisten aus der Ferne jede Meldung zeitnah verfolgen und für einen reibungslosen und sicheren Ablauf sorgt. Die Investition in ein Videoüberwachungssystem wird sich schon bald für Frau Müller-Heidmann amortisiert haben, da ihr der Titel AEO-S viele Vorteile bei der Zollabfertigung einbringt, sie zusätzlich mit einem wesentlich geringeren Warenschwund rechnen können wird und das Warenwirtschaftsinstrument ein nützliches Tool darstellt, um Prozesse optimieren und Kunden besser informieren zu können.