Was passiert, wenn man Salpetersäure mit Natronlauge vermischt, wissen die Einwohner des niedersächsischen Bad Fallingbostel ­neuerdings ganz genau: Aufgrund einer hochgiftigen ­Gaswolke mussten sie im Oktober 2012 ihre Häuser verlassen, da bei einem großen Lebens­mittelhersteller in ihrer Gemeinde die Sicherheits­vorschriften für den Umgang mit Gefahren­stoffen missachtet worden waren. Die Tatsache, dass solche Unfälle glücklicherweise Seltenheitswert haben, liegt auch an der Arbeit von Fachkräften für Arbeitssicherheit und Umweltschutzbeauftragten. Sie sorgen ­dafür, dass die zahlreichen Gesetze und Vorgaben zum Arbeits- und Umweltschutz eingehalten werden - keine leichte Aufgabe.

Erfolgsfaktor Zertifizierung
Je nach Branche sind verschiedene Managementsysteme unabdingbar. In Chemie und Pharma sind neben einem Qualitätsmanagementsystem beispielsweise Umweltschutzmanagementsysteme von zentraler Bedeutung, während etwa bei Automobilzulieferern u. a. qualifizierte Managementsysteme für Arbeitsschutz eine wichtige Rolle spielen. Für viele Unternehmen sind auch entsprechende Zertifizierungen ihrer potenziellen Lieferanten Grundvoraussetzung für eine Auftragsvergabe.

Eine Voraussetzung dafür ist die Erfassung aller für das Unternehmen relevanten Vorschriften, die Ableitung der daraus entstehenden Pflichten sowie ihre Umsetzung, Kontrolle und Dokumentation. Zum Beispiel beinhaltet die Gefahrstoffverordnung die Vorgabe, dass an Lagern Betriebsanweisungen hängen müssen. Diese muss der zuständige Mitarbeiter regelmäßig aktualisieren. Gleichzeitig muss das Unternehmen nachweisen können, wie der zugehörige Prozess aufgesetzt ist und die Pflichten bzw. deren Umsetzung festgehalten werden.

Gerade bei der Dokumentation ist größte Sorgfalt Pflicht, denn die Folgen bei Nichteinhaltung von Vorschriften reichen von Geldbußen über Haftungsschäden bis hin zu einem schweren Imageverlust im Fall eines Schadenseintritts. Darüber hinaus muss der Erfolg der Maßnahmen evaluiert werden, um gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen einzuleiten. Wenn sich durch Änderungen der Rechtslage - wie Gesetzesnovellen oder neue EU-Vorschriften - veränderte Pflichten ergeben, beginnt der Zyklus von neuem - eine Sisyphusaufgabe für jede Firma.

Arbeitsmittel: Häufig (noch) hand­gestrickt und wenig hilfreich
In vielen Unternehmen arbeiten Umweltschutzbeauftragte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit bei der Bewältigung ihrer Herkulesaufgabe immer noch mit Excel-Tabellen oder anderen hausgemachten Lösungen. Die Nachteile dieser Systeme liegen auf der Hand: Sie sind meist wenig effizient, dafür aber sehr arbeitsintensiv. Denn die Verantwortlichen müssen sämtliche Quellen regelmäßig durchforsten, manuell nach Aktualisierungen oder Änderungen suchen und diese wiederum in ihre Übersichten einpflegen. „Derzeit arbeiten wir mit einem System, das vorgefilterte Informationen bietet. Zusätzlich ziehe ich regelmäßig verschiedene Internetquellen heran, um alle für uns relevanten Vorschriften und Änderungen zu bekommen. Als Rechtskataster nutzen wir eine Excel-Liste, in die alle für uns relevanten Gesetze und Verordnungen eingetragen werden. Allerdings hat der Umfang der Änderungen in den letzten Jahren deutlich zugenommen und auch die Anforderungen unserer internen Kunden an Detailkenntnisse zu den jeweiligen Vorschriften nehmen zu. Das ist manuell fast nicht mehr zu bewältigen und wir sehen uns deshalb nach einer geeigneten Software-Lösung um ", so Dr. Norbert Streckfuß, Manager Environment, Safety, Fire Protection & Security bei Micronas, einem Hersteller von intelligenten, sensorbasierten Systemlösungen im Automobil- und Industrieumfeld, der nach EMAS und ISO 14001 zertifiziert ist.

Dabei spielt es eine sekundäre Rolle, wie viele Mitarbeiter ein Unternehmen in gefährdungsintensiven Bereichen beschäftigt - der Aufwand ist immer enorm hoch. Um der Flut an gesetzlichen Vorgaben Herr werden zu können, benötigen Fachkräfte für Arbeitssicherheit oder Umweltschutzbeauftragte deshalb leistungsstarke IT-Lösungen, die optimale Unterstützung bieten. Doch nur eine Software, die mittels vielfältiger Funktionen den kompletten Zyklus abbildet, bringt wirkliche Arbeitserleichterung.

Software hilft, die Vorschriftenflut zu bewältigen
Eine der größten Herausforderungen für Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Umweltschutzbeauftragte ist die Nachverfolgung von Vorschriftenänderungen und neu erlassenen Vorschriften. Erleichtern kann diese Arbeit eine Software-Lösung wie der Haufe Vorschriften Manager, der die Vorschriften und Gesetze zu Umweltschutz und Arbeitssicherheit bereitstellt. Da es sich um eine webbasierte Lösung handelt, greifen die Nutzer jederzeit auf aktuelle Informationen zu. Das erspart zeitaufwendiges Recherchieren in zahlreichen unterschiedlichen Quellen. Fachkräfte für Arbeitssicherheit können damit schnell und unkompliziert alle für das Unternehmen relevanten Vorschriften auswählen und in Rechtskatastern zusammenstellen. Um bei der Auswahl nichts zu übersehen, sollte die Software eine leistungsstarke und zuverlässige Suchfunktion bieten - und auch das spätere Hinzufügen neuer Vorschriften in bestehende Rechtskataster einfach ermöglichen.

Heute so, morgen anders
Um keine rechtlichen Konsequenzen zu riskieren, müssen die Rechtskataster immer auf aktuellem Stand gehalten werden. Eine ideale Software-Lösung zeigt automatisch alle neuen Gesetze und Rechtsänderungen an. Auf dieser Basis können die Verantwortlichen überprüfen, ob neue Pflichten für das Unternehmen abgeleitet werden müssen. Filtermöglichkeiten helfen den Überblick zu behalten, ob geänderte Vorschriften bereits im Rechtskataster enthalten sind oder nicht.

Doch mit der Auswahl und dem beständigen Aktualisieren der Vorschriften ist es noch lange nicht getan. Pflichten müssen abgeleitet werden, die Verantwortlichen sind zu informieren und die Umsetzung muss kontrolliert werden. „Wenn beispielsweise eine Betriebsanweisung aktualisiert werden muss, dann leite ich die Pflicht an den jeweils zuständigen Mitarbeiter im Unternehmen weiter. Ich muss dann diese offenen Punkte im Blick behalten", so Dr. Norbert Streckfuß. „Für mich ist es häufig sehr aufwendig, hier den Überblick zu behalten. Ideal wäre eine Lösung, bei der erledigte Pflichten direkt von den Mitarbeitern als solche gekennzeichnet werden können und ich eine automatisierte Rückmeldung erhalte." Entsprechende Funktionen bietet der Haufe Vorschriften Manager mit der Möglichkeit, verschiedene Rollen und Rechte zu vergeben. Jeder Bereichsleiter sieht nur die Pflichten, die für ihn oder seine Anlagen gelten. Diese können dann über die Software an die Anlagenverantwortlichen delegiert werden. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit kann in der Softwarelösung direkt den Status der jeweiligen Pflicht und deren Umsetzung abfragen. Zudem werden an prominenter Stelle auf der Startseite die bereits überfälligen Pflichten angezeigt.

Rechtskataster: Individuell und ­exportierbar
Sind verschiedene Unternehmensbereiche oder Standorte mit Umweltschutz- oder Arbeitssicherheitsfragen befasst, sollten für diese jeweils eigene Gruppen einfach einsehbarer Rechtskataster angelegt werden. Bietet eine Software diese Funktion, profitieren davon auch selbständige Umweltschutzbeauftragte und Sicherheitsfachkräfte: Sie können kundenindividuelle Rechtskataster anlegen und verwalten. Hilfreich ist es auch, wenn bereits bestehende Rechtskataster dupliziert und als Excel-Dokument mit allen relevanten Details (z. B. letztes Änderungsdatum) exportiert werden können. Die Erstellung von Berichten wird so zum Kinderspiel.