Sina Workflow, eine Lösung von Secunet für eine durchgehend digitale Bearbeitung von Verschlusssachen (VS), hat vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) die Zulassung bis einschließlich „Geheim“ erhalten (BSI-VSA-10523). Somit ist Sina Workflow eine ganzheitliche Lösung für das digitale VS-Dokumentenmanagement inklusive VS-Registratur. Die Lösung richtet sich an Behörden, geheimschutzbetreute Industrieunternehmen und alle Organisationen, die digitale Inhalte auf höchstem Niveau schützen müssen. Die Lösung ermöglicht es, VS-Dokumente komplett digital zu erstellen, zu registrieren und zu verwalten sowie nach dem Prinzip „Kenntnis nur, wenn nötig“ („need to know“) sicher zu verteilen.

Dabei erstellt die Lösung für jede Verschlusssache im System belastbare Nachweise darüber, welche Verarbeitungs- und Verwaltungsschritte damit ausgeführt wurden. Für die Nutzer wird der Umgang mit VS schneller, effizienter und bequemer. Auf papiergebundene Schritte bei der VS-Bearbeitung können sie vollständig verzichten.

Digitale Prozesse (Workflows) innerhalb der Lösung ermöglichen die kollaborative Arbeit an Dokumenten sowie die zentrale Modellierung von wiederkehrenden Prozessen wie etwa Mitzeichnungen. Auch organisationsspezifische Abläufe lassen sich abbilden. Insgesamt geht der Funktionsumfang weit über die reinen Registratur- und Verwaltungsfunktionen hinaus: Die Lösung bietet zum Beispiel ein umfangreiches Rollenkonzept und stellt Funktionen zu Metadaten, Versionierung, Ordnungsstrukturen, Filter und Suche bereit.

In der Verwaltung hat Sina Workflow das Potenzial, die gesamte digitale VS-Bearbeitung deutlich zu vereinfachen. Die Vorteile der Digitalisierung sind erstmals auch für VS und hochsensible Dokumente verfügbar. Nationale und internationale Behörden können von der Lösung profitieren, da sie den Umgang mit eingestuften Informationen um ein Vielfaches beschleunigen kann. Im Umfeld der Geheimhaltungsstufe „Geheim“ setzt die Lösung auf die Sina Workstation H auf. Somit können Bestandskunden die Lösung mit den bereits vorhandenen hochsicheren Sina Clients nutzen.