Die „Besucherverwaltung KMU“ der Interflex Datensysteme für ihr Zutrittskontrollsystem IF-6040 macht es möglich, auch unter den neuen Vorzeichen gewohnte Prozesse beizubehalten. Mit dem zusätzlichen Modul „Besuchereinladung“ können zudem unnötige Besucherstaus minimiert werden. Unternehmen, die ihre Besucherdokumentation bislang händisch und in Papierform führen, können die Besucherverwaltung nun digitalisieren und die gesetzlichen Vorgaben laut DS-GVO erfüllen. Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung ist die professionelle Außenwirkung. Ein Besucher, der seine Daten am Empfangstresen bequem in ein Tablet eingibt, nimmt das Gastgeberunternehmen als modern und professionell wahr.

Über das Display des am Empfang ausliegenden Tablets wählt der Besucher zunächst die gewünschte Sprache aus und erhält anschließend die Datenschutzerklärung der Firma. Stimmt er dieser zu, kann er im nächsten Schritt seine Daten eingeben, beispielsweise seinen Firmennamen, Vornamen und Namen sowie das Kfz-Kennzeichen, falls er den firmeneigenen Parkplatz nutzt. Anschließend werden ihm auf dem Display die Sicherheitshinweise angezeigt. Nachdem der Besucher diese akzeptiert hat, wird er im System angemeldet.

Mit dem Aktivieren der im Lieferumfang enthaltenen „Besuchereinladung“ werden Wartezeiten und Personenansammlungen reduziert. Damit lassen sich Voranmeldungen fertig vorbereitet im System speichern. Schon im Vorfeld seines Besuchs erhält der Besucher eine E-Mail mit den Besuchsdaten einschließlich PIN- und QR-Code. Das verkürzt am Besuchstag die Anmeldung. Vor Ort meldet sich der Besucher mit PIN oder QR-Code an und kann den Empfangsbereich umgehend wieder verlassen.