Welche Personen befinden sich auf dem Gelände? Im Notfall muss diese Frage von jedem Unternehmen jederzeit zu beantworten sein. Neben den Mitarbeitern müssen auch alle Besucher bekannt und registriert sein. Um die Personalabteilung von dieser Verantwortung zu entlasten, sorgt das neue PCS Besuchermanagement Visit.net für Transparenz und eine strukturierte Organisation inklusive einer dokumentierten Sicherheitsunterweisung. Es unterstützt den Empfang bei der Abwicklung von Besuchen durch Vor- und Selbstanmeldung, Cateringplanung und Terminplanung mit Integration in den MS Outlook-Kalender. Die Ausgabe von Besucherscheinen wird vereinfacht.

Vorgestellt wird das Besuchermanagement auf der Messe Zukunft Personal in Köln, vom 19. bis 21. September bei PCS in Halle 3.2, Stand E.15.

In vielen Unternehmen ist eine Sicherheitsunterweisung für Besucher und Fremdfirmen vorgeschrieben. Diese dient der Unfallverhütung und muss revisionssicher mit Ablaufdatum dokumentiert werden. Hier unterstützt das PCS Besuchermanagement die Pforte bei der Organisation. Die Sicherheitsunterweisung kann sowohl am Empfang als auch am Selbstanmeldeterminal geschehen. Es kann die jeweilige Muttersprache für die Unterweisung ausgewählt und mit Bildern so gestaltet werden, dass die Hinweise allgemein verständlich sind. Ein anschließender Test prüft, ob alle kritischen Punkte verstanden worden sind. Eine zeitliche Befristung der Sicherheitsunterweisung erinnert an eine notwendige Wiederholung. Am Bildschirm oder auf Signaturpad wird die Sicherheitsunterweisung von den Besuchern unterschrieben und gleichzeitig dokumentiert. Weiterhin organisiert das Besuchermanagement Catering, Besucherschein und Terminabstimmung rund um den Besuch.

Vorteilhaft ist eine Verknüpfung des Besuchermanagements mit dem Zutrittssystem. Damit sich Dienstleister oder Monteure selbständig auf dem Gelände bewegen können, ist es sinnvoll, diese externen Personen temporär in die Zutrittskontrolle aufzunehmen. Dafür werden die Daten aus dem Besuchermanagement per Webservice-Schnittstelle in die Dexicon Zutrittskontroll-Software übertragen. Besucher können dann einen zeitlich befristeten Firmenausweis erhalten, mit dem sie für definierte Bereiche und Zeiten Zutritt haben.