Da die Abschätzung, welche Kosten bei der Installation einer neuen Schließanlage entstehen, relativ komplex ist, hat die Assa Abloy Sicherheitstechnik GmbH das Whitepaper „Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen bei Schließsystemen“ erstellt. In Kombination mit dem dazu passenden Online-Rechner erhalten technische Verantwortliche damit eine gute Grundlage für eine optimale Abwägung. Schließsysteme stehen aus Kostensicht eher selten im Fokus. Dabei verursachen sie über ihren Lebenszyklus hinweg nennenswerte Kosten – vor allem im Falle eines Schlüsselverlusts. Um Überraschungen zu vermeiden, sollten Wirtschaftlichkeitsberechnungen angestellt werden.

Die physische Sicherheit von Gebäuden ist für nahezu jedes Unternehmen von höchster Priorität: In Krankenhäusern muss zum Beispiel klar geregelt sein, wer Zugriff zu den Medikamentenschränken erhalten darf. In Personalabteilungen ist wichtig, dass persönlichen Daten nicht für jedermann einsehbar sind. Mit der Menge von Türen und Zugängen sowie Anzahl von Gruppen, die auf verschiedene Türen und Bereiche zugreifen dürfen, steigt bei mechanischen Schließanlagen beispielsweise der Aufwand für die Verwaltung von Schlüsseln und Zylindern schnell an. Bei mechatronischen und elektronischen Lösungen hingegen liegen diese aber deutlich unter denen von rein mechanischen Systemen – auch wenn elektronische Schließanlagen bei der Anschaffung erst einmal teurer sind.

Wer als technischer Verantwortlicher für das Schließsystem des Unternehmens vor der Entscheidung steht, ob eine alte Anlage ersetzt oder bei einem Neubau ein neues System installiert werden soll, muss mehrere Kostenaspekte beachten: Welche Initialkosten entstehen bei welchem System? Welche Kosten fallen im Lebenszyklus einer Anlage pro Jahr an? Wie einfach sind bestehende Systeme erweiterbar, welche Kosten verursacht das technisch und in der Verwaltung? Und welche Folgen hätten Diebstahl oder Verlust eines Generalhauptschlüssels? Es ist also gar nicht so einfach abzuschätzen, welche Gesamtkosten bei der Installation, Inbetriebnahme und Instandhaltung einer Schließanlage tatsächlich entstehen. Das liegt unter anderem auch daran, dass die Kosten meist über mehrere Abteilungen verteilt sind und somit auf den ersten Blick geringer erscheinen. Die Verwaltung übernimmt oft ein Hausmeister oder die Gebäudetechnik, ohne die Kosten weiter aufzuschlüsseln. Dabei unterscheiden sich schon die Anschaffungs- und Installationskosten je nach Art der Anlage teils stark.

Bei einer rein mechanischen Anlage ist die Installation einfach und Zylinder und Schlüssel je nach Sicherheitsniveau auch meistens kostengünstiger als elektronische Lösungen: Es wird nur ein Zylinder eingebaut, für den es die dazugehörigen Schlüssel gibt. Außerdem müssen keine Stromzuführungen gelegt werden, was die reinen Arbeitskosten pro Tür gering hält. Der Anteil der Hardware- und Installationskosten am Lebenszyklus beträgt nur 20 bis 40 Prozent, wenn man einen Zeitraum von 15 Jahren betrachtet. Den Vorteil einer kostenattraktiven, kabellosen Installation bieten auch mechatronische Systeme. Die Energie für den Zylinder liefert der Schlüssel – entweder aus der Batterie oder durch das Einstecken in den Zylinder. Hier sind aber die Kosten pro Schlüssel höher. Je nach Größe und Komplexität der Anlage kann ein mechatronischer Schlüssel aber doch die günstigere Alternative sein, insbesondere wenn er gleich mehrere mechanische Schlüssel ersetzt. Durch die höheren Hardware-Kosten ist der Kostenanteil bei der Erstinstallation in Anbetracht der Gesamtkosten über einen Lebenszyklus von 15 Jahren mit 50 bis 60 Prozent zwar höher, zahlt sich aber aus, je länger die Lösung im Einsatz ist.

Ähnlich stark unterscheiden sich die Kosten, die auf ein Unternehmen zukommen, wenn zum Beispiel ein Generalschlüssel verloren geht: Ein solches Ereignis kann bei mechanischen Anlagen den Austausch vieler Zylinder und den Einsatz von Wachdiensten zur Folge haben. Bei elektronischen Schließlösungen hingegen hat der Verlust eines Schlüssels oder einer Karte nur minimale Folgen. Es müssen dann nur die Zugangsberechtigungen gesperrt und aktualisiert werden.