Die Mathias-Stiftung im Münsterland verfolgt gemeinnützige und mildtätige Zwecke zur Förderung und Durchführung von Tätigkeiten der Caritas in der ­Senioren- und der Gesundheitspflege. Mit seinen stationären und ambulanten Gesundheits- und Pflegedienstleistungen versorgt die Stiftung mit mehr als 4.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern hilfsbedürftige Menschen. Mit drei Akutkrankenhäusern, einer Rehabilitationsklinik, sechs Senioren- und Pflegeeinrichtungen, medizinischen Versorgungszentren, ambulanten Pflegedienst, ­eigenen Bildungseinrichtungen sowie einer eigenen Servicegesellschaft, bietet die Mathias-Stiftung ganzheitliche Gesundheitsversorgung aus einer Hand.

Sicherheit und Kostenreduktion sind zentrale Themen beim Betrieb von Senioren-, Pflege- und Gesundheitseinrichtungen. Die Digitalisierung spielt dabei eine zentrale Rolle. Als digitaler Vorreiter – bereits vor zehn Jahren wurde die digitale Patientenakte eingeführt – hatte die Mathias-Stiftung das Ziel, mit einem einzigen Authentifizierungsmittel sämtliche sicherheitsrelevanten Prozesse abzubilden. Dafür entschied man sich für die Einführung des Zutrittskontrollsystems Access One von CES, das unter anderem die Möglichkeit bietet, Drittsysteme einzubinden.

Neben der Organisation des Zutrittsmanagements wünschte sich die Stiftung auch die Anbindung beispielsweise des Wäschesystems, der Spinde in den Umkleiden, der Bezahlsysteme und Dokumentationssysteme an das Zutrittssystem mit entsprechenden Schnittstellen. Johannes Ortmeier, Fachbereichsleiter Elektrotechnik bei der Mathias-Stiftung und Standortleiter am Klinikum Ibbenbüren hatte die Leistungspakete verschiedener Anbieter und Dienstleister mit seinem Anforderungsprofil abgeglichen und auf Herz und Nieren geprüft. „Für uns ist das Zutrittskontrollsystem nicht nur ein elektronisches Schließsystem, sondern ein Prozesstool, das die sicherheitsrelevanten Prozesse in unseren Liegenschaften effizient steuert. Daher liegt unser Fokus auf der Etablierung eines zukunftsfähigen Systems, das sukzessive weiter ausgebaut wird“, sagt Ortmeier. 

Das breite Funktionsspektrum des Zutrittskontrollsystems Access One von CES, die wirtschaftliche und langfristige Vollkostenbetrachtung, sowie die angebotenen Dienstleistungen des CES-Partners Konntec Sicherheitssysteme konnten letztlich überzeugen.

Der Ausweis als Authenti­fizierungsmittel 

Access One ist offen für die Integration verschiedenster Gewerke, die in einer Gesundheitseinrichtung vorkommen. „Mit den multiapplikationsfähigen Ausweisen der Access One haben wir ein Authentifizierungsmittel für die Mitarbeiter, mit dem sie sich komfortabel an verschiedenen Krankenhaussystemen anmelden können und damit ihre Identität bestätigen“ so Ortmeier. So regelt eine Applikation auf dem Ausweis das Zutrittsrechtemanagement für die Schließgeräte. Eine weitere Applikation, bewusst vom Zutrittssystem getrennt, übermittelt codiert und datenschutzkonform die Personalnummern der Mitarbeiter an die Krankenhaussysteme. Mit der Ausweiserstellungsfunktion in der Software und einem Drucker ist die Stiftung in der Lage, ihre Ausweise selbst zu erstellen. In einem Druckvorgang wird das Layout auf die Karte aufgebracht und sämtliche Applikationen, auch die von Drittsystemen werden codiert. 

Außenzugänge, sicherheitsrelevante Türen in Innenbereichen und häufig frequentierte Türen, wie die Zugänge zu den Umkleiden oder der Wäscheausgabe, sind in das Zutrittskontrollsystem eingebunden. An zentralen Stellen sind Lesegeräte mit Updatefunktion installiert, die mit den Controllern des Zutrittskontrollsystems verbunden sind. Zum Dienstbeginn identifizieren sich die Mitarbeiter mit ihren Ausweisen am Leser. In Millisekunden werden die Berechtigungen überprüft, aktualisiert und bei entsprechender Berechtigung die Tür geöffnet. Bei dem Lesevorgang werden zudem die Berechtigungen für die mechatronischen Offline-Schließgeräte, wie Elektronikzylinder, Elektronikbeschläge, Wandterminals oder Möbelschlösser aktualisiert. Auch die Systeminformationen von den Schließgeräten werden über diesen Weg an die Zutrittskontrollzentrale übermittelt. Verliert ein Mitarbeiter seinen Ausweis, wird dieser in der Software gesperrt. 

Diese Information wird an jeden Controller und Updater in Echtzeit übermittelt. Zusätzlich wird die Information auf die anderen Ausweise der Mitarbeiter übertragen, und somit unter den Geräten verteilt.

Berechtigungseinschränkung an Spindschlössern

Im Zuge der Zusammenlegung zweier Standorte zu einem Krankenhaus wurde schnell klar, dass für die zusätzlichen Mitarbeiter nicht genügend Spinde zur Verfügung standen. Zusätzliche Umkleiden auf den Stationen einzurichten, war aus wirtschaftlichen Gründen nicht möglich. So hat man zunächst in den Umkleiden sogenannte Z-Spinde aufgebaut, die auf gleichem Raum die Anzahl der Schränke verdoppelten. Die Integration der RFID-Möbelschlösser, also dem Umbau der Schränke von einem mechanischen Verschluss auf eine elektronische Lösung mit einer zeitlich begrenzten Nutzungsdauer, machte das Ganze praktikabel. Jetzt kann ein Spind nur für maximal zwölf Stunden von einer Person belegt werden – und in dieser Zeit kann die Person auch keinen weiteren Spind buchen. Ist die Belegungszeit abgelaufen und der Mitarbeiter hat den Schrank noch nicht geräumt, bleibt der Spind verschlossen und nur ein sogenannter „Schrankmaster“ kann den Schrank wieder öffnen. 

Nach anfänglichem Zögern ist das Klinikpersonal heute begeistert von der Lösung, da so jedem Mitarbeiter zum Schichtbeginn ein freier Spind zur Verfügung steht. Um die Schranksysteme noch besser auszulasten, werden bereits neue Ideen verwirklicht. Zukünftig steigern Infoterminals mit PIN-Tastatur den Nutzerkomfort. Hat der Mitarbeiter vergessen, welchen Schrank er belegt hat, präsentiert er seinen Ausweis am Infoterminal und gibt seine PIN ein. Im Display wird ihm nun die Schranknummer und die noch verbleibende Belegungsdauer angezeigt. Eine weitere Funktion, die Möglichkeit Spinde temporär zu sperren, hilft den Servicekräften die Reinigungsprozesse für die Funktionsspinde gezielt zu planen und durchzuführen.

Betriebsmodus für Einzel- oder ­Gemeinschaftsschrank

Je nach Art der Programmierung kann ein RFID-Möbelschloss personalisiert oder als Gruppenschließung eingerichtet werden. Die Bauform des Schlosses bleibt gleich. Der Vorteil für die Mitarbeiter ist, dass nicht erst der eine Stationsschlüssel besorgt werden muss, sondern jeder Mitarbeiter die Berechtigung für die Gemeinschaftsschlösser bereits auf seinem Ausweis hat. Das erleichtert auch die Dokumentation darüber, wann der Schrank von wem geöffnet wurde. 

Schnittstelle Wäschesystem

Ein weiteres Gewerk, das Kemas-Wäschesystem ist ebenfalls über eine Schnittstelle an die Access One angebunden. Mit dem Ausweis identifiziert sich der berechtigte Mitarbeiter am Kemas-Terminal, welches die Drehschleuse in der Wäscheausgabe freigibt. Der Mitarbeiter entnimmt seine Funktionskleidung, die mit RFID-Chips versehen ist und verlässt über eine weitere Drehschleuse den Bereich. Zum Arbeitsende gibt der Mitarbeiter die gebrauchte Wäsche in den Rückgabeautomaten. Das Wäschesystem bucht die Entnahme und die Rückgabe, die Zuordnung zur Person erfolgt über den Ausweis.

Für die Zukunft gibt es noch einige Ideen, technische und sicherheitsrelevante Prozesse zukünftig an Access One anzubinden. Neben den intelligenten Funktionen, die bereits im Softwarepaket verfügbar sind, können individuelle Anpassungen jederzeit vorgenommen werden. Als offene Systemplattform sind auch der Integration verschiedenster Drittsysteme keine Grenzen gesetzt.