In vielen Unternehmen muss aktuell der Rotstift angesetzt werden. Gewichtige Ausgaben kommen hierbei auf den Prüfstand, auch die Persönliche Schutzausrüstung (PSA). Denn mit einer Konsolidierung der PSA-Artikel und einer Verschlankung der damit verbundenen Beschaffungsprozesse lassen sich die Kosten senken und gleich­zeitig die Sicherheit erhöhen. Ein ganzheitliches, standort­über­greifendes Konzept bildet dafür die Grundlage.

Das Angebot an PSA-Artikeln auf dem Markt ist in den letzten Jahren kontinuierlich gewachsen. In vielen Unternehmen wurden die Einkaufslisten dadurch länger und unübersichtlicher. Oftmals kamen neue Produkte hinzu, und die Mitarbeiter meldeten zusätzlich ihre Sonderwünsche an.

Wildwuchs beschneiden
Vor allem in größeren Organisationen mit mehreren Standorten und dezentralem Einkauf hat sich vielerorts ein regelrechter „Wildwuchs“ entwickelt. Ein konsolidierter und unternehmensweit verbindlicher PSA-Standardkatalog und überarbeitete Einkaufsrichtlinien helfen, die PSA-Beschaffung zu vereinfachen und Sonderbestellungen auf ein Mindestmaß zu reduzieren. Davon kann auch die Arbeitssicherheit profitieren, weil nur noch einheitlich getestete und überprüfte PSA verwendet wird.

Qualitätsstandards hochhalten
Für den Erfolg in der Umsetzung ist es wichtig, dass alle betroffenen Interessensgruppen in den Entscheidungsprozess eingebunden und angehört werden. Je nach Unternehmensgröße und Organisation sind das zum Beispiel: Strategische Einkäufer, Betriebsarzt, Sicherheitsingenieure, Produktionsleiter, Niederlassungsleiter und natürlich die Mitarbeiter als Träger der PSA. Dabei ist erfahrungsgemäß vor allem dann schnell ein tragfähiger Konsens zu finden, wenn die Qualitätsstandards hochgehalten werden und die Mitarbeiter die Lösung nicht nur begutachten, sondern auch probetragen können.

Für die Definition der Mindestanforderungen und Schutzklassen ist es notwendig, unternehmensweit die Arbeitsplatzanforderungen zu klassifizieren und zu clustern. Dazu müssen ausführliche Arbeitsplatzbegehungen und eine Gefahrenanalyse durchgeführt werden. Zusätzlich gilt es, das komplette PSA-Produkt-Portfolio sowie die zugehörigen Bestellprozesse unter die Lupe zu nehmen, mit dem Ziel, einen Standardkatalog und einheitliche Bestellprozesse zu definieren.

Mehrstufig zum Ziel
Die Mitarbeiter sollten schon sehr früh in das Projekt einbezogen werden. Dabei ist jedoch Fingerspitzengefühl gefragt. Um die Akzeptanz des Projektes zu erhöhen, fängt man mit unkritischeren Produktbereichen wie Kopfschutz an und bearbeitet jene Bereiche, die bei einem anstehenden Produktwechsel einen höheren Aufwand verursachen, erst zum Schluss.

Ein komplexeres Thema ist zum Beispiel der Fußschutz, denn jeder Fuß ist anders. Für den perfekt passenden Sicherheitsschuh müssen die Füße der Mitarbeiter genau vermessen und etwaige gesundheitliche Anforderungen geprüft und aufgenommen werden. Bei den Sicherheitsschuhen ist es häufig sinnvoll, zwei Modelle zur Auswahl anzubieten. Besonders komfortabel sind Schuhe mit Mehrweitensystem und verschiedenen Dämpfungsklassen. Diese werden sowohl schmaleren als auch breiteren Füßen gerecht und können auf das Körpergewicht der Träger abgestimmt werden. Bei den Schuhen spielt außerdem das Design eine wichtige Rolle. Denn Schuhe sollen auch gefallen und möglichst zum Corporate Design des Unternehmens passen.

Anders verhält es sich mit dem Gehörschutz. Hier stehen Tragekomfort und Qualität im Vordergrund. Das gilt auch für Hand-, Kopf-, Augen- und Atemschutz.

Schwieriger wird es wiederum, Schutzkleidung auszuwählen. Schließlich wollen die Mitarbeiter nicht nur gut geschützt und bequem ausgestattet sein, sondern sich auch wohlfühlen und gut aussehen.

Weil der Tragekomfort für die Mitarbeiterakzeptanz ein wichtiges Kriterium ist, sollten außerdem sämtliche Produkte über einen längeren Zeitraum von kleinen Pilotgruppen probegetragen werden, bevor sie in den Standardkatalog kommen. Ein Tragetest dauert in der Regel vier bis sechs Wochen.

Bei einer internationalen Belegschaft ist dabei zu berücksichtigen, dass Konfektionsgrößen in den verschiedenen Ländern variieren. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass bei europaweiten Projekten Mitarbeiter aus allen Ländern in die Tragetests eingebunden und vor Ort intensiv betreut werden.

Individualität im Einheitslook
Weil eine einheitliche Ausrüstung das Zusammengehörigkeitsgefühl und die Mitarbeiterbindung stärkt, stellen immer mehr Unternehmen auch Arbeitskleidung für ihre Mitarbeiter bereit. Dabei wird besonderer Wert auf die Einhaltung von Corporate-Design-Vorgaben gelegt. Dennoch sollten die Mitarbeiter Wahlmöglichkeiten haben.

Bei der Oberbekleidung kann das zum Beispiel so aussehen: ein T-Shirt, ein Sweatshirt und ein Polo-Shirt stehen zur Wahl; der Mitarbeiter kann sich zwei Oberteile aussuchen. Um die Corporate Identity zu unterstreichen, werden die Textilien in der Regel mit dem Firmen-Logo veredelt. Das kann per Direkteinstickung, Stickemblem, Transferdruck und Lasergravur geschehen.

Gebündelte Bestellungen
Nach dem PSA-Sortiment kommen die Beschaffungsprozesse auf den Prüfstand, denn häufig kann auch eine stärkere Bündelung der Auftragsvergabe beachtliche Einsparpotenziale erschließen. Fachhändler mit einem sehr tiefen Produktsortiment haben hier die Nase vorn. Weil PSA jedoch beratungsintensiv ist, sollte der PSA-Kooperationspartner auch über einen professionellen Beratungsservice verfügen. Dieser muss vor Ort Fachfragen klären und die Niederlassungen aktiv bei Tragetests, Schulungen und der Einweisung der Mitarbeiter unterstützen können. Sonderbestellungen sollten ebenfalls möglich sein, um die notwendige Flexibilität zu erhalten.

Wie sich der Beschaffungsprozess für persönliche Schutzausrüstung effizienter gestalten und um 75 % beschleunigen lässt, zeigt das Beispiel von Man Energy Solutions am Standort Zürich. Dort wurden die Bestellungen auf die Hoffmann Group als Hauptlieferant konzentriert, der Einzelausgabesystem Garant Tool24 PickOne eingeführt und der Beschaffungsprozess für PSA vollautomatisiert.

Vollautomatisierte Prozesse
Bei Erreichen eines Mindestbestands schickt Garant Tool24 PickOne automatisch eine Bestellung an die Hoffmann Group. Dadurch entfallen Bestellanforderungen und Einzelbestellungen. Es gibt nur noch eine Wertrahmenbestellung über einen bestimmten Betrag, von dem die automatisch ausgelösten Bestellungen abgezogen werden. Ist dieser ausgeschöpft, erfolgt die nächste Rahmenbestellung, mit der die zugehörige Wareneingangsbuchung vorgenommen wird. Etwaige Abweichungen bei Soll- und Ist-Menge werden beim Befüllen des Systems festgestellt.

Die PSA geht direkt vom Wareneingang in den Automaten. Den Beschaffungsprozess hat das Unternehmen damit von fünf bis acht Tagen auf zwei Tage verkürzt. Die Hoffmann Group liefert die Ware binnen 24 Stunden nach Auftragseingang. Anschließend wird Garant Tool24 PickOne von Man-Mitarbeitern aufgefüllt.

24/7-Verfügbarkeit
Warenausgabesysteme wie Garant Tool24 PickOne sorgen außerdem dafür, dass die erforderliche PSA rund um die Uhr zur Verfügung steht. Zusätzlich ermöglichen sie es, mit Hilfe des integrierten Reportings den Nachweis zu erbringen, dass jeder Mitarbeiter jederzeit die für ihn erforderliche PSA entnehmen konnte und das auch getan hat. Dazu lassen sich Anwenderprofile so anlegen, dass die Mitarbeiter nur auf die für ihren jeweiligen Arbeitsbereich zugelassenen PSA-Artikel Zugriff erhalten.

Fazit
Eine Vereinheitlichung der zu beschaffenden PSA-Artikel in einem Standardkatalog und eine Lieferantenkonsolidierung in Kombination mit einer weiteren Automatisierung der Beschaffungsprozesse kann zu deutlichen Kosteneinsparungen führen. Zusätzlich lässt sich dadurch sichergestellen, dass nur jene PSA beschafft wird, die exakt den Sicherheitsanforderungen entspricht. Das erhöht die Arbeitssicherheit.

Checkliste:
PSA-Konsolidierung und Prozessoptimierung

• Bilden einer Task Force mit Vertretern aller beteiligten Interessengruppen
• Analyse der aktuellen IST-Situation
• Bilden standortübergreifender Cluster für Arbeitsumfeld- und Gefährdungen
• PSA-Produktportfolio/Bestellprozesse
• Definition von Mindestanforderungen und Schutzklassen
• Lieferantenauswahl/Konsolidierung der Vendorenliste
• Standardkatalog: Produktauswahl unter Berücksichtigung der Corporate-Design-Richtlinien
• Überarbeitung der Einkaufs­richtlinien
• Einführung von PSA-Ausgabeautomaten
• Automatisierung des Bestellprozesses