Im April 2011 führten die Polsterwerkstätten Steinau (PWS) ein neues Zeiterfassungssystem ein. Seitdem buchen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten wesentlich unkomplizierter und schneller. Gleichzeitig können Informationen zu Gleitzeit- oder ­Urlaubsguthaben abgerufen werden. Außerdem bietet das System dem Polsterspezialisten eine erhöhte ­Datensicherheit und wertet die ­Arbeitszeiten schneller aus.

Präzise, automatisch, kostensparend - das sind die Hauptargumente, elektronische Zeiterfassungssysteme einzusetzen.

Das zeigt eine Studie der Hochschule Furtwangen University und von Reiner SCT. Etwa 70 % der mittelständischen Unternehmen in Deutschland erfassen demnach systematisch die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter. Dafür nutzen bereits 37 % elektronische Systeme, während beim Rest noch die Mitarbeiter selbst, die Personalabteilung oder die Geschäftsleitung alle Arbeitszeitdaten registrieren.

Die Polsterwerkstätten Steinau (PWS) restauriert alte Möbel und schafft individuelle Wohnträume für ihre Kunden. Die Polstermeister sowie die Mitarbeiter der Schreinerei, Schaumkonfektion, Zuschnitt, Näherei und Polsterei gestalten die Innenausstattung von Wohnwagen, Reisemobilen und Booten. Auch für Hotels, Cafés, Gaststätten und Praxen arbeitet das Unternehmen. Die insgesamt 48 Mitarbeiter sind größtenteils in der Produktion beschäftigt. In der Verwaltung arbeiten acht Mitarbeiter und in der Konstruktionsabteilung weitere drei.

Schon seit 15 Jahren arbeitet man hier mit einem elektronischen Zeiterfassungssystem, mit dem die Belegschaft ihre flexiblen Arbeitszeiten - Teilzeit, Gleitzeit etc. - bucht. Für die 37 Mitarbeiter der Produktion beispielsweise richtet sich die Arbeitszeit nach der Sommer- und Winterzeit. Während die Mitarbeiter im Sommer bereits um sechs Uhr beginnen, verschiebt sich der Arbeitsbeginn im Winter eher nach hinten - aus Rücksicht auf die Mitarbeiter bei schlechten winterlichen Straßenverhältnissen.

Erfassung ohne Aufwand
Von Anfang an suchte die Polsterwerkstätten Steinau nach einer Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten mit geringem manuellem Bearbeitungsaufwand zu erfassen. Daher entschied sie sich damals für ein eigens für sie programmiertes MS-DOS-Programm. Die Mitarbeiter zogen dabei ihre persönliche Chipkarte mit Strichcode durch ein Lesegerät. So wurde jedoch nur das Kommen und Gehen in einer Datenbank gespeichert. Mit der ersten Buchung am Tag meldete man sich an, mit der zweiten wieder ab. Zeitlich festgelegte Pausen waren zwar bereits im System hinterlegt, doch musste jede außerplanmäßige Pause und jede Abwesenheit - Urlaub, Krankheit oder Feiertag - vom Mitarbeiter zusätzlich auf einem Zettel festgehalten werden.

Zum Ende jedes Monats wurden die ausgefüllten Stunden- bzw. Pausenzettel an eine Mitarbeiterin der Personalabteilung weitergeleitet. Das bedeutete für diese zu Beginn des kommenden Monats, neben der regulären Auswertung und Abrechnung der Zeiten, zusätzlich die Informationen der abgegebenen Stundenzettel manuell in das System einzupflegen. Da es sich bei dem DOS-Programm um ein Einzelplatzsystem handelte, konnte es nur von ihrem Arbeitsplatz aus bedient werden.

Um die Arbeitsstunden der Mitarbeiter auswerten zu können, übertrug die PWS die Daten per Diskette vom Zeiterfassungssystem in das Windows-Betriebssystem. Über ein spezielles Auswertungsprogramm wurden die Daten ausgedruckt und anschließend aufwendig manuell bearbeitet. Problematisch war, dass die Daten zum einen nicht langfristig gespeichert werden konnten und dass eventuelle Übertragungsfehler die Datensicherheit beeinflussten. Zum anderen reagierte das System sehr empfindlich auf Gewitter oder Stromausfall. Im schlimmsten Fall gingen die Buchungen ganzer Tage verloren. Anschließend mussten die Informationen erneut bei den Mitarbeitern erfragt und eingetragen werden. Bis zum Frühjahr 2011 wurden die Arbeitsstunden der Belegschaft auf diesem Weg erfasst und abgerechnet.

Anforderungen erfüllt
Ein über die Jahre verändertes technologisches Umfeld brachte die bis dahin verwendete Lösung zur Zeiterfassung an ihre Grenzen. Betriebssysteme wurden auf den neuesten Stand gebracht, jedoch waren sie anschließend nicht mehr mit dem alten Zeiterfassungssystem kompatibel. Somit gestaltete sich das fortwährende Nachtragen diverser Arbeits- und Pausenzeiten für die zuständige Ansprechpartnerin äußerst mühsam. Gefordert war eine neue Lösung. Susanne Kopp, Kaufmännische Verwaltung/Personalabteilung PWS, erinnert sich: „Wir wollten ein Zeiterfassungssystem, das zu unserer technischen Ausstattung passt, flexibel sowie leicht zu bedienen ist und verschiedene Arbeitszeitmodelle abbilden kann."

So wurde der Polsterspezialist auf das System timeCard premium plus DES von Reiner SCT aufmerksam und prüfte das Angebot des Furtwanger Experten für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle. Zusätzlich recherchierten die Verantwortlichen im Internet. Gleich zu Beginn wurden die Anbieter, die keine Schnittstelle zu einem zusätzlichen Zutrittskontrollsystem haben, aussortiert. Schnell zeigte sich, dass das ins Auge gefasste Zeiterfassungssystem die Anforderungen des Mittelständlers - gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, integriertes Zutrittskontrollsystem - erfüllt.

Testphase erfolgreich durchlaufen
Mit der kostenlosen Demoversion der Software wurde das neue Zeiterfassungssystem vorab getestet. Die standardisierte Lösung erfasst und verwaltet die Arbeitszeiten, speichert sie langfristig und zeigt zudem zusätzliche Informationen zu Gleitzeit- oder Urlaubsguthaben an. Die anschließende Installation durch einen offiziellen Vertriebspartner von Reiner SCT - BZB Bürozentrum Gelnhausen - verlief reibungslos. Die neue Lösung ließ sich problemlos in das aktuelle Windows-Betriebssystem integrieren. Bereits nach einer zweiwöchigen Testphase konnte sie in den Echtbetrieb gehen. Die Mitarbeiter gewöhnten sich sehr schnell an die Bedienung des RFID-Terminals und an das neue System. Lediglich die Sachbearbeiterin erhielt eine einstündige Inhouse-Schulung durch das BZB Bürozentrum, um die Verwaltung mit der neuen Zeiterfassung genauer kennenzulernen.

Zeiterfassung gibt ausführlich Auskunft
Ihre Arbeitszeiten buchen die Angestellten der Polsterwerkstätten Steinau mithilfe eines RFID-Transponders, der kurz vor das Terminal gehalten wird. Auf diese Weise wird die Person vor dem Terminal identifiziert und registriert, ihre Daten werden eingelesen und im System gespeichert. Im Gegensatz zu den früheren Strichcodekarten, die immer direkt neben dem Terminal in einer Halterung aufbewahrt wurden, tragen die Mitarbeiter ihre RFID-Transponder bequem am Schlüsselbund. Bei Verlust des Transponders wird die Nummer bzw. der Chip umgehend gesperrt und gegen einen Ersatzchip ausgetauscht. Am Monatsanfang erhält jeder Mitarbeiter mit seiner Abrechnung eine lückenlose Dokumentation seiner erbrachten Leistungen. Seit April 2011 erfassen die insgesamt 48 Mitarbeiter der PWS Arbeitsbeginn und -ende an dem im Eingangsbereich angebrachten Terminal.

Mehr Sicherheit durch Zutrittskontrolle
Zusätzlich zur Zeiterfassung plant die Polsterwerkstätten Steinau, die integrierte Zutrittskontrolle mit RFID-Technologie von timeCard einzuführen. Hierfür wird ein externer RFID-Leser an der Außenwand des Eingangs angebracht. Berechtigten Personen wird Zutritt gewährt, sobald sie ihren Transponder vor den Leser halten. Mithilfe der Mifare-DESFire-Technologie der RFID-Transponder werden die Daten verschlüsselt übertragen. Sie sind genauso hoch verschlüsselt wie EC-Karten. Es besteht keinerlei Möglichkeit, sie zu kopieren. Damit erhöht sich der Sicherheitsstandard, da der Zutritt für Unbefugte ausgeschlossen werden kann. Die Mitarbeiter sind nur zu bestimmten Zeiten zutrittsbefugt. Außerhalb dieser Zeiten besteht keine Möglichkeit, die Tür mit dem elektronischen Schlüssel zu öffnen. Sollte einmal aufgrund von Mitarbeiterausfall oder ungeplanter Auftragsspitzen kurzfristig umgeschichtet werden, kann das einfach und schnell im Zutrittskontrollsystem mittels Mausklick angepasst werden.

Alle Personen, die bereits timeCard premium plus DES für die Zeiterfassung nutzen, können anschließend damit auch automatisch die Zutrittskontrolle passieren. Hier wird eine zentrale Datenbank verwendet. Ziel ist es, die RFID-Transponder als eine Art Unternehmensausweis zu nutzen, um die verschiedensten Anwendungen damit bedienen zu können.

Höhere Benutzerfreundlichkeit und ­Sicherheit
Für alle gestaltet sich die Erfassung ihrer Arbeitsstunden nun schneller, übersichtlicher und wesentlich einfacher. Alle Buchungen sind direkt im Menü des Terminals sichtbar und später in der Abrechnung besser nachvollziehbar. Ebenso wichtig war der PWS, dass die Lösung um ein hochsicheres Zutrittskontrollsystem erweiterbar ist, das nun zeitnah umgesetzt werden kann. Susanne Kopp: „Die timeCard Zutrittskontrolle ergänzt sich mit der Zeiterfassung nahtlos. Deshalb möchten wir sie ebenfalls bei uns einführen."